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Mitarbeiter im Verein einstellen: Voraussetzungen und Tipps

Es gibt eine Sache, die in fast allen Vereinen für Probleme sorgt: Zum Training, zu Turnieren, bei Auftritten oder bei gemeinsamen Feiern sind fast alle Mitglieder gern dabei. Aber nicht immer ist alles nur „Zuckerschlecken“, denn die Vorbereitung und das Aufräumen bedeuten auch Arbeit – zum Teil sogar ziemlich viel Arbeit. Geht es darum, die Buchführung zu übernehmen, das Vereinsheim zu fegen, die Arbeitsstunden zu verwalten oder sich um die Öffentlichkeitsarbeit zu kümmern, sind Freiwillige rar. Oft liegt das nicht an mangelndem Engagement, sondern einfach daran, dass der Alltag ohnehin bereits mit allerlei Pflichten vollgepackt ist und sich kaum jemand noch mehr aufhalsen will oder kann.

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Hauptamtliche Mitarbeiter einzustellen, kann dieses Problem mitunter lösen. Wir haben möglichst kurz und prägnant für dich zusammengefasst, was dein Verein dabei beachten sollte:

Sportler benutzt Vereinsstunden

Gemeinnütziger Verein als Arbeitgeber

Juristisch sind Vereine bei Angestelltenverhältnissen jedem anderen Arbeitgeber gleichgestellt. Sie müssen das Arbeitsrecht beachten und sich um Lohnsteuer, Sozialversicherung und die üblichen Haftungsfragen kümmern.

Damit wäre eigentlich schon alles geklärt, oder? Leider nicht ganz, denn ein kleiner oder mittelgroßer Verein ist nun mal kein Unternehmen. Es gibt in deinem Verein vermutlich keinen Chef, der Gehälter festlegt, keine Personalabteilung, die über Einstellungen entscheidet und keine Lohnbuchhaltung, die Abrechnungen erstellt.

Es müssen also erst mal die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Und dabei spielt die Satzung eine wichtige Rolle.

Mitarbeiter im Verein einstellen – Was sollte die Satzung festlegen?

Zunächst einmal muss in den Vereinsstatuten grundsätzlich festgelegt werden, dass Mitarbeiter beschäftigt werden können. Falls Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit bezahlt werden sollen, muss das zudem in einer speziellen Öffnungsklausel festgehalten werden. Außerdem solltet ihr die Befugnisse klären:

Wer darf über Anstellungen entscheiden und Arbeitsverträge schließen?
Wer setzt Gehälter fest?
Wer kümmert sich um die Personalangelegenheiten (Arbeitsschutz, Gehaltszahlungen, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Urlaubsanträge, Arbeitszeugnisse, Mitarbeitergespräche usw.)?

Wichtig dabei: Befugnisse sollten nicht an eine namentlich genannte Person gebunden werden, sondern an eine bestimmte Position oder Stellung, also beispielsweise an die Vereinspräsidentschaft, die Vorstandsmitgliedschaft oder die Geschäftsleitung.

Es kann sinnvoll sein, zusätzlich ein sogenanntes Personalreglement zu erstellen, in dem Rechte und Pflichten für Mitarbeitende einmalig und allgemeingültig definiert werden. Das vereinfacht die Erstellung von Arbeitsverträgen und sorgt für klare Verhältnisse.

Neben dem klassischen Angestelltenverhältnis gibt es im Arbeits- und Vereinsrecht bestimmte Sonderfälle, wie selbständige Honorarkräfte oder bezahlte Profisportler. Sollten Unklarheiten auftreten, ist deshalb professioneller juristischer Rat empfehlenswert.

Arbeiten für den Verein – Wer darf und wer nicht?

Es ist natürlich naheliegend, jemanden als hauptamtlichen Mitarbeiter zu beschäftigen, der ohnehin bereits ehrenamtlich sehr aktiv ist. Rechtlich spricht nichts dagegen, solange die Satzung entsprechend formuliert wurde. Allerdings ist, wie du dir vielleicht denken kannst, in manchen Fällen etwas Umsicht angebracht.

Wenn etwa der Vereinspräsident sich selbst als Geschäftsleiter einstellt und dann möglicherweise sogar über sein eigenes Gehalt bestimmen kann, erweckt das einen sehr fragwürdigen Eindruck bei den zahlenden Mitgliedern. Bei der Besetzung von Stellen und bei Gehaltszahlungen sollten also zumindest nicht die betreffenden Personen selbst die Entscheidungsgewalt haben. Es kann außerdem sinnvoll sein, die Vereinsmitglieder bei wichtigen Personalentscheidungen in einer Mitgliederversammlung einzubeziehen, um die Vertrauensbasis nicht zu gefährden.

Schubkarre im Garten

Welches Gehalt bekommen Mitarbeiter im Verein?

Die Frage nach der passenden Entlohnung ist immer schwierig und eine pauschale Antwort ist kaum möglich. Der Hausmeister des Sportvereins Hintertupfingen verdient selbstverständlich nicht das gleiche wie der Pressesprecher des FC Bayern München.

Bei kleinen und mittelgroßen Vereinen sollte der Lohn aber der Tätigkeit entsprechend marktüblich ausfallen. Oft ist sogar ein etwas niedrigeres Gehalt üblich.

Aber die Frage "Darf ein Verein Gehälter zahlen" muss ganz klar mit "Ja" beantwortet werden, sofern die oben besprochenen Details erfüllt sind.

Hauptamtliche Mitarbeiter sind nicht der einzige Weg zu mehr Effizienz

Manchmal können bezahlte Mitarbeiter eine gute Option sein, allerdings gilt es immer auch, die Nachteile abzuwägen. Die Rolle des gemeinnützigen Vereins als Arbeitgeber ist mit gewissen Pflichten verbunden, die wiederum mehr Verwaltungsaufwand bedeuten. Und selbstverständlich sind bezahlte Mitarbeiter auch ein Kostenfaktor, der bei einer ohnehin schon knappen Vereinskasse zum Problem werden kann.

Statt auf bezahlte Mitarbeit zu setzen, kann es Zeit und Kosten sparen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Aufgaben besser aufzuteilen. Das geht zum Beispiel über ehrenamtliche Pflicht- oder Arbeitsstunden, die jedes Vereinsmitglied leisten muss. Außerdem hält die Digitalisierung viele Möglichkeiten bereit, das Vereinsmanagement durch Automatisierung zu vereinfachen. Vereinsstunden kann für mehr Effizienz bei der Verwaltung und Aufteilung der Pflicht-Arbeitsstunden von Mitgliedern sorgen und bietet gleichzeitig eine zentrale Kommunikationsplattform. Gern könnt ihr das Tool kostenlos testen und erproben, wie es euch im Vereinsalltag unterstützen kann.