Vereinsverwaltung: Tipps für die Software-Auswahl

Mit der richtigen Software reduziert sich der Arbeits- und Zeitaufwand für die Vereinsverwaltung auf ein Minimum. Und das nicht nur für die Zuständigen, sondern für alle Vereinsmitglieder. Dinge wie Arbeitsstundenerfassung, Terminabsprachen oder die Verteilung von Aufgaben können dank Digitalisierung ganz einfach und ohne Umwege erledigt werden. Obendrein fallen viele Fehlerquellen und Probleme einfach weg. Eine unübersichtliche Excel-Tabelle, in der man nur allzu leicht in der Zeile verrutscht? Dicke Ordner voll mit Zettelwirtschaft, in denen ihr nie das findet, was ihr gerade sucht? Umständliche Absprachen anhand endloser Telefonlisten? Und am Ende ist immer jemand unzufrieden, weil eine Nachricht nicht richtig überbracht worden, ein Zettel abhandengekommen oder eine Uhrzeit falsch notiert worden ist? All das können sich Vereine mithilfe der passenden Verwaltungssoftware ersparen. Aber natürlich muss sie zu euch und eurem Verein passen. Folgende Fragen solltet ihr euch stellen, wenn es um die Auswahl einer Software für eure Vereinsverwaltung geht:

Was sollte die Software können?

Die wichtigste Frage ist natürlich, was die Software alles können soll. Folgende Features sind in jedem Fall von Vorteil und übrigens auch in Vereinsstunden enthalten:

Mitgliederverwaltung

Wer ist neu dabei und wer vielleicht schon wieder ausgetreten? Wer nimmt an welchem Kurs teil oder wer spielt in welcher Mannschaft? Wer ist wofür zuständig? Je mehr Mitglieder ein Verein hat, desto schwieriger wird es, den Überblick zu wahren. In digitalen Mitgliederkonten lassen sich alle relevanten Daten erfassen und bei Bedarf schnell abrufen.

Kommunikation

Ein Training fällt aus, der Vorstand muss über kommende Termine informiert werden oder alle Vereinsmitglieder sollen ein Rundschreiben erhalten – bei der Kommunikation innerhalb eines Vereins sind die Anforderungen immer unterschiedlich. Manuell die jeweiligen Kontaktdaten zusammenzustellen, ist umständlich und zeitraubend. Wenn eure Vereinssoftware eine Rundmail-Möglichkeit bietet, geht es damit einfacher und schneller. Per Filterfunktion wird euch idealerweise mit wenigen Klicks die richtige Empfänger-Gruppe angezeigt.

Terminübersicht

Trainings, Turniere, Besprechungen, Feste, Arbeitseinsätze und vieles mehr füllt die Terminkalender von Vereinen. Damit jedes Mitglied immer auf dem neuesten Stand ist und bei Bedarf jederzeit noch einmal nachschauen kann, ist eine Kalenderfunktion praktisch.

Beitragskonten

Wer schon einmal mit der Beitragsabrechnung im Verein zu tun hatte, weiß, wie kompliziert und aufwendig diese Arbeit sein kann, wenn sie manuell durchgeführt werden muss. Auch hier lohnen sich also entsprechende Funktionen in der Software. Digitale Beitragskonten sorgen für Übersicht bei Beitragszahlungen, Gebühren und Ersatzzahlungen. Eine automatisierte Rechnungserstellung spart enorm viel Zeit und eliminiert Fehlerquellen.

Arbeitsstundenverwaltung

Die digitale Verwaltung von Arbeitsstunden ist für viele Vereine ein Must-have bei Verwaltungssoftware. Kein Wunder, denn hier bringt eine digitale Lösung besonders viele Vorteile. Eine gute Software macht es den Vereinsmitgliedern möglich, ihre abgeleisteten Stunden selbst einzutragen. Ein Administrator kann sie dann bei Bedarf prüfen und genehmigen. Alle behalten den Überblick über ihre Stunden und der Aufwand für Erfassung und Abrechnung wird minimiert.

Aufgabenverwaltung

Ebenfalls sinnvoll ist die digitale Verteilung von Aufgaben im Verein. Werden Aufgaben auf diesem Wege zugewiesen oder von den Mitgliedern ausgewählt, erspart das umständliche Kommunikationswege und Missverständnisse.

Wie steht es um die Nutzerfreundlichkeit?

„Softwarelösung“ klingt für viele nach einer komplizierten Angelegenheit. Genau das sollte eine Vereinssoftware allerdings nicht sein. Möglichst alle Vereinsmitglieder, unabhängig von Alter oder Bildungsgrad, sollten von ihr profitieren können. Einfacher Zugang und intuitive Bedienbarkeit sind also wichtig. Und falls doch einmal etwas nicht so klappt wie gewünscht, sollte natürlich ein Support erreichbar sein, der euch weiterhilft.
Vereinsstunden lässt sich bequem über eine App auf dem Smartphone oder im Browser nutzen – und das ganz ohne besondere Vorkenntnisse.

Passt die Software ins Budget?

Knappe Kassen sind in vielen Vereinen ein Problem. Entsprechend zeichnet sich eine gute Vereinssoftware durch einen fairen Preis aus, der nicht nur für große Vereine erschwinglich ist. Wir von Vereinsstunden arbeiten deshalb nicht mit einem Pauschalpreis, sondern mit anpassbaren Preisen, die sich nach der Anzahl der Vereinsmitglieder richten. Der Funktionsumfang bleibt dabei immer gleich.

Wie sehen die Vertragskonditionen aus?

Kauft eure Software nicht wie die sprichwörtliche „Katze im Sack“. Sich an eine lange Laufzeit zu binden und dann feststellen zu müssen, dass die gewählte Software doch nicht zu eurem Verein passt, kann mehr als ärgerlich sein. Oftmals muss außerdem für bestimmte Funktionen extra gezahlt werden.
Schaut euch besser nach einer Softwarelösung um, die ihr zunächst kostenfrei testen könnt. Bei Vereinsstunden könnt ihr das 14 Tage lang ausgiebig und unverbindlich tun. Und auch danach habt ihr monatlich die Möglichkeit zu kündigen, falls euer Verein unsere Software nicht mehr nutzen möchte. Grundsätzlich erhaltet ihr die Software als uneingeschränktes Komplettpaket – ohne versteckte Zusatzkosten.

Wie steht es um den Datenschutz?

Nicht zuletzt sollte im Interesse des Vereins und seiner Mitglieder bei der Software-Auswahl auch auf den Datenschutz geachtet werden. Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung müssen mindestens erfüllt sein. Darüber hinaus gehende Sicherheitszertifizierungen, wie bei Vereinsstunden, können nicht schaden.

Noch Fragen zum Thema Vereinssoftware? Wendet euch jederzeit gern an uns oder probiert Vereinsstunden einfach aus!