Aufwandsspende im Verein: So nutzt ihr sie rechtssicher und clever

Du kaufst Material für deinen Verein, verzichtest auf die Erstattung der Kosten und erhältst dafür eine Spendenbescheinigung – das ist die Aufwandsspende. Diese Praxis ermöglicht es engagierten Vereinsmitgliedern, ihre finanzielle Unterstützung steuerlich geltend zu machen, sofern alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Doch was einfach klingt, birgt zahlreiche formale Hürden und steuerliche Fallstricke. Ein fehlender Rechtsanspruch vor der Tätigkeit, unvollständige Dokumentation oder eine zu hohe Aufwandspauschale können die Anerkennung gefährden – im schlimmsten Fall sogar die Gemeinnützigkeit des Vereins.

Dieser Leitfaden beantwortet alle wichtigen Fragen zur Aufwandsspende: Was ist eine Aufwandsspende genau? Wie lässt sie sich steuerlich absetzen? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Du erfährst Schritt für Schritt, wie ihr Aufwandsspenden rechtssicher umsetzt – von der korrekten Dokumentation über die richtige Höhe bis hin zu konkreten Praxisbeispielen und einer Checkliste für den Vereinsalltag.

Was ist eine Aufwandsspende? Eine einfache Erklärung

Eine Aufwandsspende entsteht, wenn ein Vereinsmitglied oder ein Helfer auf die Erstattung von Kosten verzichtet, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Es ist eine Sonderform der Geldspende, obwohl kein Geld direkt vom Spender an den Verein fließt. Stattdessen wird der Anspruch auf Kostenerstattung in eine Spende umgewandelt.

Stell dir vor, ein Mitglied kauft Druckerpapier für das Vereinsbüro im Wert von 50 €. Laut Satzung hätte es einen Anspruch auf die Erstattung dieser 50 €. Verzichtet das Mitglied aber freiwillig darauf, wird dieser Verzicht als Aufwandsspende behandelt. Der Verein kann dem Mitglied daraufhin eine Spendenbescheinigung über 50 € ausstellen.

Abgrenzung: Aufwandsspende vs. Ehrenamtspauschale vs. Übungsleiterpauschale

Begriffe wie Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale werden oft im selben Atemzug genannt, beschreiben aber etwas völlig anderes. Der entscheidende Unterschied:

• Aufwandsspende: Du verzichtest auf die Erstattung von konkreten, nachgewiesenen Auslagen (z.B. Material, Fahrtkosten).
• Ehrenamts-/Übungsleiterpauschale: Du erhältst eine pauschale Vergütung für deine aufgewendete Zeit und dein Engagement, unabhängig von tatsächlich entstandenen Kosten.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Kriterium	Aufwandsspende	Ehrenamtspauschale	Übungsleiterpauschale
Art	Ersatz für konkrete, belegbare Auslagen	Pauschale Vergütung für Zeit/Tätigkeit	Pauschale Vergütung für Zeit/Tätigkeit
Zweck	Erstattung entstandener Kosten	Anerkennung für ehrenamtliche Arbeit	Vergütung für pädagogische/künstlerische Tätigkeit
Höhe	Entspricht den nachgewiesenen Kosten	Max. 960 € pro Jahr (Stand 2026)	Max. 3.300 € pro Jahr (Stand 2026)
Nachweis	Zwingend erforderlich (Originalbelege)	Nicht erforderlich	Nicht erforderlich
Steuerliche Behandlung	Als Sonderausgabe für Spender absetzbar	Steuer- & sozialversicherungsfrei für Empfänger	Steuer- & sozialversicherungsfrei für Empfänger

Wenn du mehr erfahren möchtest, findest du hier alles zu den Unterschieden zwischen Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale.

Aufwandsspende: Die 6 Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung

Das Finanzamt schaut bei Aufwandsspenden ganz genau hin. Damit alles glattgeht und ihr rechtlich auf der sicheren Seite seid, müsst ihr alle sechs der folgenden Voraussetzungen erfüllen.

1. Eindeutiger Rechtsanspruch (VOR der Tätigkeit!)

Das A und O: Euer Mitglied muss einen ernsthaften und durchsetzbaren Anspruch auf die Erstattung seiner Kosten haben. Diesen Anspruch müsst ihr schriftlich und vor dem Entstehen der Kosten festlegen. Mündliche Absprachen sind ungültig!

Mögliche Grundlagen dafür sind:

• Eure Vereinssatzung
• Ein Vorstandsbeschluss (ordnungsgemäß protokolliert)
• Ein schriftlicher Vertrag (z.B. eine Ehrenamtsvereinbarung)

Die Regelung muss zudem klar definieren, wer (z.B. "Vorstandsmitglieder", "alle Mitglieder"), was (z.B. "Reisekosten", "Materialkosten") und in welcher Höhe erstattet bekommt. Ein pauschaler Verweis auf "übliche steuerliche Sätze" ist zu ungenau.

2. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Vereins

Euer Verein muss zum Zeitpunkt, an dem der Erstattungsanspruch entsteht, theoretisch in der Lage sein, diesen auch zu bezahlen. Eure Kasse darf also nicht leer sein. Das Finanzamt könnte prüfen, ob ihr den Betrag wirklich hättet auszahlen können. Ist dies nicht der Fall, wird die Spende nicht anerkannt, da man nicht auf etwas verzichten kann, was man ohnehin nicht bekommen hätte.

3. Freiwilliger und zeitnaher Verzicht

Der Verzicht auf die Erstattung muss freiwillig, nachträglich und ohne Zwang erfolgen. Ein im Voraus vereinbarter Verzicht ist unwirksam und führt zur Aberkennung der Spende. Das Mitglied muss die freie Wahl haben, sich den Betrag auszahlen zu lassen oder darauf zu verzichten.

Zudem gelten wichtige Fristen für die schriftliche Verzichtserklärung:

• Bei einmaligen Tätigkeiten: Innerhalb von 3 Monaten nach Fälligkeit des Anspruchs.
• Bei regelmäßigen Tätigkeiten (z.B. monatliche Fahrtkosten): Innerhalb von 1 Jahr.

4. Korrekte Dokumentation ist alles

Jeder Schritt muss lückenlos und sauber dokumentiert werden. Ohne Belege keine Spende! Haltet folgende Unterlagen bereit:

• Die schriftliche Grundlage für den Erstattungsanspruch (Satzungsauszug, Vertrag etc.).
• Alle Originalbelege (Rechnungen, Quittungen, Tankbelege).
• Eine schriftliche und datierte Verzichtserklärung des Mitglieds.

5. Angemessene Höhe des Aufwands

Die Kosten, auf deren Erstattung verzichtet wird, müssen angemessen sein. Luxusausgaben oder unverhältnismäßig teure Anschaffungen werden vom Finanzamt nicht als Spende anerkannt. Als Orientierung dienen übliche Sätze, wie sie zum Beispiel im Reisekostenrecht gelten.

6. Bezug zum satzungsmäßigen Zweck

Die Ausgaben dürfen nur im ideellen Bereich oder im Zweckbetrieb eures Vereins anfallen. Kosten, die im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs (z.B. bei einem großen, gastronomischen Fest) entstehen, können nicht über eine Aufwandsspende abgedeckt werden. Die saubere Trennung der Finanzen ist hier entscheidend, mehr dazu erfahrt ihr im Artikel über Mitgliedsbeiträge und Gebühren im Verein.

Praxisbeispiele: Typische Aufwandsspenden im Vereinsalltag

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Hier sind drei typische Fälle, in denen die Aufwandsspende im Verein zum Einsatz kommt.

Beispiel 1: Fahrtkosten für den Verein

Ein Vorstandsmitglied fährt regelmäßig zu Vorstandssitzungen oder anderen Vereinsterminen. Für diese Fahrten kann ein Erstattungsanspruch bestehen.

WICHTIGER HINWEIS (Stolperfalle!): Hier lauert ein häufiger Fehler! Laut einem Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg dürfen bei Fahrten mit dem Privat-PKW nur die tatsächlich nachgewiesenen Benzinkosten als Aufwandsspende angesetzt werden, nicht die pauschalen 30 Cent pro Kilometer aus dem Reisekostenrecht. Der Grund: Die Pauschale deckt auch den Verschleiß des Fahrzeugs ab, was nicht als Spende gilt. Für die Dokumentation sind daher ein detailliertes Fahrtenbuch und die dazugehörigen Tankquittungen unerlässlich.

Beispiel 2: Materialkauf und Reparaturen

Ein Mitglied kauft Büromaterial für die Geschäftsstelle oder ein Handwerker aus dem Verein repariert das Vereinsheim und stellt nur das Material in Rechnung. Auch hier kann auf die Erstattung verzichtet werden. Wichtig ist, dass es einen schriftlichen Auftrag oder Vertrag vor dem Kauf bzw. der Reparatur gab, der den Erstattungsanspruch begründet. Wenn es sich um größere oder regelmäßige Tätigkeiten handelt, solltet ihr prüfen, ob es sich bereits um ein Anstellungsverhältnis handelt. Mehr dazu lest ihr unter Mitarbeiter im Verein einstellen.

Beispiel 3: Reise- und Übernachtungskosten

Ein Trainer besucht eine wichtige Fortbildung in einer anderen Stadt. Die Kosten für Bahntickets, Hotel und Verpflegungspauschalen können die Grundlage für eine Aufwandsspende sein. Alle Belege müssen gesammelt und eingereicht werden, bevor der Trainer seinen Verzicht erklärt.

Aufwandsspende steuerlich absetzen: So geht's richtig

Sowohl der Spender als auch der Verein müssen steuerliche Aspekte beachten, damit die Aufwandsspende steuerlich absetzbar ist.

Für den Spender: So setzt du die Spende von der Steuer ab

Die Aufwandsspende wird steuerlich wie eine normale Geldspende behandelt. Du kannst sie in deiner Einkommensteuererklärung als Sonderausgabe geltend machen. Dies mindert dein zu versteuerndes Einkommen.

Spenden an gemeinnützige Organisationen sind bis zu einer Höhe von 20 % des Gesamtbetrags deiner Einkünfte abzugsfähig. Voraussetzung dafür ist eine korrekte Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) deines Vereins.

Für den Verein: Die Spendenbescheinigung für die Aufwandsspende korrekt ausstellen

Das Ausstellen der Spendenbescheinigung ist ein kritischer Moment. Fehler können zur Spendenhaftung des Vereins führen!

• WICHTIG: Die Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) muss sauber und formal korrekt formuliert sein. Fehlerhafte Bescheinigungen können zur Haftung des Vereins führen.
• Es muss klar daraus hervorgehen, dass es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt.
• Die Spendenbescheinigung darf erst nachdem das Mitglied schriftlich auf seinen Anspruch verzichtet hat, ausgestellt werden.

Achtung, Stolperfallen! Die 5 häufigsten Fehler bei der Aufwandsspende

Fehler bei der Aufwandsspende sind kein Kavaliersdelikt. Sie können zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit und zur Spendenhaftung führen, bei der der Verein für die entgangenen Steuereinnahmen des Spenders aufkommen muss. Vermeidet daher unbedingt diese typischen Fehler:

1. Fehlende schriftliche Vereinbarung: Mündliche Zusagen oder nachträgliche Beschlüsse sind vor dem Finanzamt wertlos. Der Anspruch muss vorher schriftlich fixiert sein.
2. Versäumte Fristen: Die Verzichtserklärung des Mitglieds kommt zu spät (nach der 3-Monats- oder 1-Jahres-Frist).
3. Verein ist nicht liquide (Die "leere Kasse"-Falle): Der Verein hätte den Betrag niemals auszahlen können. Damit ist der Erstattungsanspruch von vornherein wertlos.
4. Falsche oder fehlerhafte Spendenbescheinigung: Die Zuwendungsbestätigung ist formal nicht korrekt oder enthält falsche Angaben. Das ist ungültig!
5. Vorab vereinbarter Verzicht: Im Vertrag wird bereits festgelegt, dass auf die Erstattung verzichtet wird. Dies widerspricht dem Prinzip der Freiwilligkeit.

Checkliste: Die Aufwandsspende Schritt für Schritt umsetzen

Mit dieser Checkliste setzt ihr die Aufwandsspende im Verein sicher und korrekt um.

Phase 1: Die Vorbereitung

• [ ] Ihr schafft eine schriftliche Grundlage für den Erstattungsanspruch (z.B. in der Satzung oder per Vorstandsbeschluss).
• [ ] Ihr prüft die Vereinskasse: Könntet ihr den Anspruch theoretisch wirklich auszahlen?

Phase 2: Die Durchführung

• [ ] Euer Mitglied sammelt alle Originalbelege für die entstandenen Kosten.
• [ ] Bei Fahrten führt das Mitglied ein lückenloses Fahrtenbuch und heftet die Tankquittungen dazu.
• [ ] Die Tätigkeit und der damit verbundene Aufwand werden sauber dokumentiert.

Phase 3: Der Verzicht

• [ ] Ihr holt eine zeitnahe, schriftliche und datierte Verzichtserklärung vom Mitglied ein (Fristen beachten!).
• [ ] Ihr stellt sicher, dass der Verzicht absolut freiwillig erfolgt und keine unausgesprochene Erwartungshaltung besteht.

Phase 4: Die Bescheinigung & Archivierung

• [ ] Ihr stellt eine korrekte Spendenbescheinigung aus und achtet auf den Vermerk "Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen".
• [ ] Ihr archiviert alle zugehörigen Unterlagen (Anspruchsgrundlage, Belege, Verzichtserklärung, Kopie der Bescheinigung) für 10 Jahre.

Fazit: Eine wertvolle Chance mit klaren Regeln

Die Aufwandsspende ist mehr als nur ein Weg, die Vereinskasse zu schonen – sie ist ein starkes Zeichen der Wertschätzung für das Engagement eurer Mitglieder. Auch wenn der bürokratische Aufwand anfangs abschreckend wirken kann, wird der Prozess mit einer klaren Vorlage und einer sauberen Ablage schnell zur Routine.

Die vier Säulen – Schriftlichkeit, Freiwilligkeit, Fristen und lückenlose Dokumentation – sind euer Geländer auf dem Weg zur anerkannten Spende. Wenn ihr diese Punkte beachtet und eine klare interne Regelung schafft, könnt ihr dieses wertvolle Instrument sicher und effektiv für euren Verein nutzen. Eine gute Organisation ist der Schlüssel, um von Anfang an die richtigen Strukturen für euren Verein zu schaffen.

---

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten solltet ihr immer einen Steuerberater oder Rechtsanwalt konsultieren.