Wissen

Mitgliedsbeiträge im Verein effizient mit Vereinsstunden verwalten

Vereinsstunden bietet eine einfach Lösung um die Mitgliedsbeiträge in einem Verein unkompliziert und effizient zu verwalten. Im Folgenden gibt es eine Übersicht, wie das funktioniert und wie Vereinsstunden auch euch die Mitgliederverwaltung vereinfachen kann.

1. Mitgliedsbeiträge in den Einstellungen anlegen

Administratoren eines Vereins, können in den Einstellungen unter "Abrechnung" die Beiträge und Verkaufsartikel für den gesamten Verein anlegen. Für diese Beiträge und Artikel können auch die Steuersätze mit angelegt werden. Mehr zu den Steuersätzen im Verein gibt es hier.
Für die Abrechnungsintervalle stehen unterschiedliche Optionen zur Auswahl:

  • monatlich: Berechnet den Beitrag jeweils zum selben Tag im Monat. Wenn ich also beispielsweise den Beitrag am 17. eines Monats abreche, wird er das nächste Mal am 17. des Folgemonats fällig
  • je Kalendermonat: Berechnet den Beitrag jeweils zum 1. eines Monats. Wenn ich diesen Beitrag einem Mitglied am 17. eines Monats zuweise wird es trotzdem ab dem ersten des Monats abgerechnet und am nächsten 1. zum nächsten Mal fällig
  • jährlich: Der Beitrag wird jeweils zu dem Tag in dem Monat fällig wie eingestellt. Startet das Intervall also am 17.08. in einem Jahr, wird der nächste Beitrag am 17.08. des Folgejahres fällig
  • je Kalenderjahr: Mit der Einstellung "je Kalenderjahr" wird der Mitgliedsbeitrag jedes Jahr am 01.01. fällig.
  • quartalsweise: Der Mitgliedsbeitrag ist zum 01.01., 01.04., 01.07. und 01.10. fällig.

2. Einem Mitglied den Beitrag zuweisen

Einem Mitglied den Beitrag zuweisen

In der Mitgliedsverwaltung in dem Tab "Beiträge" kann nun jedem Mitglied der passende Beitrag zugewiesen werden. Hier sollte darauf geachtet werden, ab wann der Beitrag das erste Mal zu zahlen ist. Da kann auch eingestellt werden, wann der Beitrag zum ersten Mal fällig wird. Dies kann auch rückwirkend eingestellt werden.

3. Warteschlange

Abrechnungswarteschlange in Vereinsstunden

Nachdem die Fälligkeit eines Beitrages erreicht wurde, wird ein Eintrag in der Abrechnungswarteschlange erstellt. Alle Beträge die hier stehen, markiert und abgerechnet werden, erscheinen so auf der Rechnung des Mitglieds und werden damit auch festgeschrieben. Wenn eine Zahlung für diesen Posten und dieses Mitglied nicht erfolgen soll, kann die hier noch aus der Warteschlange rausgelöscht werden. Die nächste Fälligkeit des Beitrages ist davon nicht betroffen.

4. Rechnungsversand

Rechnungsversand in Vereinsstunden

Durch den Abrechnungslauf für den Verein in der Warteschlange werden Rechnungen für alle abgerechneten Mitglieder generiert. Diese können in dem Tab "Rechnungen" heruntergeladen werden. Man kann ab diesem Zeitpunkt auch im Mitgliedskonto eine Buchung sehen, die jeweilige Konto ins Minus setzt.

5. (optional) SEPA-Lastschriften herunterladen und bei der Bank einreichen

SEPA Abrechnung in Vereinsstunden

Wenn ein Mitgliedskonto im Minus ist, kann dafür eine Lastschrift in dem Tab "Lastschriften" unter "Abrechnungen" erstellt und heruntergeladen werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass das die Bankdaten des Mitglieds im Mitgliedskonto hinterlegt sind. Sobald die Lastschrift erstellt wurde, wird das Mitgliedskonto auf 0 ausgeglichen.
Die XML die hier zum Download angeboten wird kann im Onlinebanking an die Bank übermittelt werden und wird damit dann vom Bankkonto des Mitglieds eingezogen.

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Mitgliedbeiträge im Verein einfach mit Vereinsstunden verwalten

Vereinsstunden bietet eine einfach Lösung um die Mitgliedsbeiträge in einem Verein unkompliziert und effizient zu verwalten. Im Folgenden gibt es eine Übersicht, wie das funktioniert und wie Vereinsstunden auch euch die Mitgliederverwaltung vereinfachen kann.

1. Mitgliedsbeiträge in den Einstellungen anlegen

Administratoren eines Vereins, können in den Einstellungen unter "Abrechnung" die Beiträge und Verkaufsartikel für den gesamten Verein anlegen. Für diese Beiträge und Artikel können auch die Steuersätze mit angelegt werden. Mehr zu den Steuersätzen im Verein gibt es hier.
Für die Abrechnungsintervalle stehen unterschiedliche Optionen zur Auswahl:

  • monatlich: Berechnet den Beitrag jeweils zum selben Tag im Monat. Wenn ich also beispielsweise den Beitrag am 17. eines Monats abreche, wird er das nächste Mal am 17. des Folgemonats fällig
  • je Kalendermonat: Berechnet den Beitrag jeweils zum 1. eines Monats. Wenn ich diesen Beitrag einem Mitglied am 17. eines Monats zuweise wird es trotzdem ab dem ersten des Monats abgerechnet und am nächsten 1. zum nächsten Mal fällig
  • jährlich: Der Beitrag wird jeweils zu dem Tag in dem Monat fällig wie eingestellt. Startet das Intervall also am 17.08. in einem Jahr, wird der nächste Beitrag am 17.08. des Folgejahres fällig
  • je Kalenderjahr: Mit der Einstellung "je Kalenderjahr" wird der Mitgliedsbeitrag jedes Jahr am 01.01. fällig.
  • quartalsweise: Der Mitgliedsbeitrag ist zum 01.01., 01.04., 01.07. und 01.10. fällig.

2. Einem Mitglied den Beitrag zuweisen

Einem Mitglied den Beitrag zuweisen

In der Mitgliedsverwaltung in dem Tab "Beiträge" kann nun jedem Mitglied der passende Beitrag zugewiesen werden. Hier sollte darauf geachtet werden, ab wann der Beitrag das erste Mal zu zahlen ist. Da kann auch eingestellt werden, wann der Beitrag zum ersten Mal fällig wird. Dies kann auch rückwirkend eingestellt werden.

3. Warteschlange

Abrechnungswarteschlange in Vereinsstunden

Nachdem die Fälligkeit eines Beitrages erreicht wurde, wird ein Eintrag in der Abrechnungswarteschlange erstellt. Alle Beträge die hier stehen, markiert und abgerechnet werden, erscheinen so auf der Rechnung des Mitglieds und werden damit auch festgeschrieben. Wenn eine Zahlung für diesen Posten und dieses Mitglied nicht erfolgen soll, kann die hier noch aus der Warteschlange rausgelöscht werden. Die nächste Fälligkeit des Beitrages ist davon nicht betroffen.

4. Rechnungsversand

Rechnungsversand in Vereinsstunden

Durch den Abrechnungslauf für den Verein in der Warteschlange werden Rechnungen für alle abgerechneten Mitglieder generiert. Diese können in dem Tab "Rechnungen" heruntergeladen werden. Man kann ab diesem Zeitpunkt auch im Mitgliedskonto eine Buchung sehen, die jeweilige Konto ins Minus setzt.

5. (optional) SEPA-Lastschriften herunterladen und bei der Bank einreichen

SEPA Abrechnung in Vereinsstunden

Wenn ein Mitgliedskonto im Minus ist, kann dafür eine Lastschrift in dem Tab "Lastschriften" unter "Abrechnungen" erstellt und heruntergeladen werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass das die Bankdaten des Mitglieds im Mitgliedskonto hinterlegt sind. Sobald die Lastschrift erstellt wurde, wird das Mitgliedskonto auf 0 ausgeglichen.
Die XML die hier zum Download angeboten wird kann im Onlinebanking an die Bank übermittelt werden und wird damit dann vom Bankkonto des Mitglieds eingezogen.